Najpierw ustal wymagania dla produktu
Nie każdy towar podlega tym samym przepisom. Znaczenie mają jego funkcja, konstrukcja, materiały, grupa użytkowników i sposób sprzedaży. Dlatego wymagania należy ustalić przed zamówieniem, a nie dopiero w porcie.
Dokumentacja techniczna i zgodność
W zależności od produktu mogą być potrzebne: deklaracja zgodności UE, raporty z badań, dokumentacja techniczna, karty charakterystyki, certyfikaty materiałowe, instrukcja obsługi oraz dane podmiotu odpowiedzialnego. Sam znak CE na obudowie lub przesłany „certyfikat CE” nie przesądzają o zgodności.
Nazwa produktu, model, zdjęcia i zastosowane normy powinny odpowiadać dokładnie towarowi, który zamawiasz.
Etykiety, instrukcje i identyfikowalność
Produkt i opakowanie mogą wymagać danych producenta i importera, numeru partii lub modelu, ostrzeżeń, symboli, informacji środowiskowych oraz instrukcji w języku rynku sprzedaży. Zakres zależy od kategorii towaru.
Podstawowe dokumenty handlowe i przewozowe
Przed wysyłką komplet dokumentów powinien zostać porównany z zamówieniem, oznakowaniem i faktyczną zawartością ładunku.